Llegado el momento en el que una empresa valora comprar o alquilar una oficina nueva, son muchos los aspectos a considerar. Existe la oficina perfecta, pero esta no es la misma para todas las compañías, ya que esto variará según numerosos factores.
Lo que sí que es algo común a todas ellas es el hecho de que una oficina agradable para los empleados puede aumentar la productividad, la creatividad y la satisfacción y, por tanto, reducir en gran medida las bajas por enfermedad o el bajo rendimiento.
Pero ¿cómo debe ser la oficina perfecta? Los especialistas de Emperador Properties, expertos en gestión de activos inmobiliarios, señalan que es importante que todo esté diseñado para que los inquilinos encuentren el mayor factor de bienestar posible.
Sin rincones oscuros y con luz solar
Los empleados que trabajan en un asiento junto a una ventana, con luz natural y unas vistas agradables, son los más satisfechos
Lamentablemente, no todas las oficinas pueden ofrecer este lujo, por lo que es importante tenerlo en cuenta. La luz solar natural proporciona mejoras en el estado de ánimo, más concentración y un suministro suficiente de vitamina D.
Los puestos ubicados junto a ventanas deben estar equipados con una persiana enrollable antideslumbrante para que el empleado pueda decidir por sí mismo la cantidad de luz natural que necesita. Para garantizar una oficina suficientemente luminosa incluso en los días nublados, también debe haber una potente iluminación en el techo y en las mesas.
Adiós a las distracciones
Quien entra en una oficina ya está mentalmente en modo de trabajo, está más motivado y puede empezar sus tareas de inmediato, lo que es un factor decisivo para conseguir una alta productividad.
Al contrario de lo que sucede con el teletrabajo, donde las fuentes de distracción son abundantes, una oficina perfecta es un lugar donde se trabaja exclusivamente. Además, la jornada laboral y el estrés asociado a ella deben desaparecer en cuanto se sale de la oficina.
¿Oficina abierta o despachos individuales? La combinación de ambas es lo correcto
Las oficinas abiertas, sin tabiques físicos, son una pesadilla para los empleados y están lejos de lo que debería considerarse la oficina perfecta. En cambio, las oficinas con barreras visuales entre los distintos equipos de trabajo son ideales para el trabajo creativo e inspiran el trabajo en común.
Pero los despachos individuales también son necesarios para el trabajo de mayor concentración, por lo que lo ideal es una combinación entre una oficina de equipo y despachos individuales, junto con una pequeña sala de reuniones, cocina y sala de descanso. Esto maximizará no sólo el uso eficaz del espacio, sino también la productividad y la satisfacción. Con esta mezcla de espacio para trabajo en equipo e individualizado, se consigue gran parte de lo que constituye una oficina perfecta.
Acústica eficiente
Las llamadas telefónicas, el eco y un nivel de ruido que dificulta la concentración impiden un trabajo agradable y eficaz. Por muy bonitos que sean los suelos de madera, un revestimiento de moqueta aísla el sonido y absorbe el ruido. Asimismo, los murales y los armarios ayudan a absorber el sonido en la sala.
En las oficinas de equipos más grandes, los tabiques cubiertos entre las diferentes zonas de trabajo ayudan a reducir el ruido. Cuando hay muchas llamadas telefónicas, los paneles acústicos en el techo y las paredes también proporcionan una gran protección contra el ruido.
Ordenada, pero con un toque personal
La mayoría de los empresarios quieren lugares de trabajo ordenados y minimalistas para sus empleados, de modo que los puestos puedan ser utilizados por diferentes trabajadores en distintos turnos. Los empleados, en cambio, prefieren un sitio fijo con un toque personal en su lugar de trabajo.
Encontrar el equilibrio no es fácil, pero es posible. Algunos objetos personales en el escritorio pueden aumentar el factor de bienestar y, por tanto, la motivación de los empleados en su lugar de trabajo. Con los cambios de personal, las taquillas o los cajones personales son una forma estupenda de ofrecer a todos una opción de diseño personalizada y de rápido montaje y desmontaje.
Red informática eficaz y cables ocultos
El desorden de cables no sólo ofrece un mal aspecto, sino que también constituye un importante riesgo de accidente. Una oficina ordenada, con los cables bajo el suelo o por conductos en las paredes es la forma de evitar este problema.
Además, para maximizar el rendimiento en el trabajo, la conexión a Internet debe ser potente y estable en toda la oficina. Los empleados deben poder acceder a Internet utilizando tanto cables WLAN como LAN.
Cuidar la ubicación
La oficina perfecta no sólo está óptimamente diseñada y amueblada por dentro, sino que también debe encontrarse en la ubicación ideal.
La oficina debe ser fácilmente accesible para los empleados en transporte público. Si los trabajadores tienen que cambiar de tren varias veces de camino a la oficina o tienen un viaje muy largo para llegar a ella estarán estresados incluso antes de empezar a trabajar. Esto tiene un efecto negativo en el ambiente de la oficina y en la productividad. Además, hay que tener zonas de aparcamientos para coches y bicicletas para que los empleados no se vean limitados a una sola forma de llegar a la oficina.
Como hemos mencionado, la oficina perfecta “standard” no existe, pero poniendo en práctica algunas de estas sugerencias y con implicación de los empleados en el diseño, será posible conseguir un lugar de trabajo perfecto donde la eficiencia, el alto rendimiento y la comodidad vayan de la mano.