La Optimización de Procesos se encarga de que cada procedimiento sea mejorado con la finalidad de conseguir mejoras continuas dentro de una empresa.
Para que todo esto se lleve a cabo se deben seguir una serie de pasos, desde la identificación del problema hasta las posibles soluciones y mejoras.
Cuando una empresa maneja correctamente las actividades y funciones de forma interna, consigue resultados que la catalogan como exitosa. Para que esto sea posible, es necesario tomar en cuenta la optimización.
Si estás interesado en implementar esta técnica para tu empresa, aquí veremos en qué consiste, cómo implementarla y qué pasos son los que debes llevar a cabo.
¿Qué es la Optimización de Procesos y cuál es su objetivo?
Esta técnica es utilizada para mejorar continuamente los procesos en una empresa con el fin de que tengan mayor efectividad y eficiencia.
El objetivo de esta herramienta es apoyar a las empresas para que logren aumentar la productividad y eficiencia. De esta manera también se mejora la competitividad, se reducen costos y se aumenta la rentabilidad.
Esta Optimización es aplicada en una variedad de procesos, que van desde el manejo de la maquinaria en una fábrica hasta como es la atención al cliente en una compañía de servicios.
Ventajas de Optimización de Procesos
- Reduce Costos y mejora las finanzas gracias a la eliminación de pasos no necesarios y el aumento de la efectividad.
- Cuando encuentras cuál es el problema durante un proceso y cómo corregirlo, la calidad del producto o servicio va a mejorar.
- Las empresas se adaptan con mayor facilidad y son más eficientes a la hora de cumplir las necesidades de los clientes o de los cambios que existan en el mercado.
- Las tareas se van automatizando y así la eficiencia aumenta y hay una reducción de tiempo a la hora de terminar un proceso.
- Hay mayor comunicación con los clientes, por lo tanto su experiencia de compra mejora, hay mayor satisfacción y ganas de regresar.
- Hay mayor competencia en el mercado gracias a la reducción de costos y la efectividad para que se lleven a cabo los procesos.
¿En qué negocios o áreas de una empresa se puede aplicar?
La optimización de procesos se implementa en cualquier área de una empresa o negocio, aquí te dejo algunos ejemplos:
- Sector Salud: En el área de la salud se llevan a cabo diferentes actividades en donde se pueden optimizar los procesos, ya sea en consultas médicas, gestión de citas y entrega de medicamentos.
- Recursos Humanos: Aquí se implementan mejoras a la hora de seleccionar nuevo personal o llevar un seguimiento de las personas que ya están laborando. o se acelera el proceso de otras.
- Sector de Tecnología: Las empresas más innovadoras utilizan esta técnica para tener mayor eficiencia en la gestión de proyectos, desarrollo software y otros procedimientos.
- Ventas: El personal que trabaja en ventas mejora su estado con los clientes, se identifican los problemas en los procesos de venta y se encuentra una solución.
Herramientas para mejorar los Procesos
- Tecnologías de la Información: Utilizar sistemas informáticos ayuda a que los procesos sean automatizados y, por lo tanto, haya mayor eficiencia. Algunos ejemplos pueden ser los programas de facturación electrónica y el sistema de nómina
- Lluvia de ideas: Esta herramienta es útil para encontrar soluciones específicas en algún conflicto o problema que se presente. Esto se desarrolla de forma grupal, todos los involucrados dan sus puntos de vista para encontrar la mejor solución.
- Simulación: Se realizan diversas pruebas en donde se escogen diferentes alternativas de solución hasta identificar cual es la correcta.
- Diagrama de Flujo: Aquí se muestra paso a paso cada proceso y se encuentran los puntos de retraso o las áreas de oportunidad.
Pasos para la Optimización de Procesos
Paso 1. Identificar
Lo primero que se debe de hacer es decidir qué proceso es el que se va a optimizar y qué objetivos se deben cumplir. En este paso se tienen que encontrar los puntos a mejorar, es esencial tener un punto de vista general de la empresa para saber cómo se pueden anexar los procesos.
Paso 2. Analizar y rediseñar
Aquí se debe estudiar cada paso del proceso, qué aspectos deben mejorarse y cuáles son los recursos que deben ser optimizados. Con ayuda de la tecnología será más fácil identificar las diferentes maneras en las que se va a realizar el proceso y cómo se puede agilizar.
Paso 3. Implementar y automatizar
Una vez que se rediseñaron todas las posibles soluciones, es momento de llevar a cabo la automatización de las tareas que son repetitivas. De esta forma se llega a la eficiencia en todos los procesos encontrados.
Una vez que se aprobó y llevó a cabo la prueba de automatización, analiza cuáles son los resultados, si hubo reducción de gastos, la productividad mejoró y si los problemas fueron solucionados.
Paso 4. Monitorear
Cuando ya se hayan hecho los cambios correspondientes, es necesario hacer un monitoreo para realizar los cambios necesarios hasta que se obtengan los resultados que se esperan. Es recomendable utilizar herramientas que permitan supervisar el funcionamiento de todos estos procesos .
Gestión por Procesos de Negocios BPN
La Gestión de Procesos de Negocios (BPN por sus siglas en inglés) se enfoca en la optimización y análisis de los procesos que se hacen en una organización. Tienen el objetivo de mejorar la calidad y eficiencia de cada proceso para conseguir una mayor rentabilidad y satisfacción al cliente en la empresa.
En esta disciplina se tiene el enfoque de que toda empresa debe estar constituida por una serie de procesos interconectados que sirvan para crear valor a los clientes.